Dar información a un alto ejecutivo es un arte, requiere comprimir la información correcta en la cantidad de tiempo adecuada, sin importar cuán complejo sea el tema o cuán breve sea la sesión informativa, más allá del contenido solido de la información se requiere de un cierto conjunto de habilidades interpersonales para hacerlo adecuadamente.
Antes de entrar a la sala de reuniones identifique a la persona que habitualmente hace un gesto al CEO en señal de aprobación o rechazo. En un momento crítico de la reunión el CEO mirará a esa persona de confianza y buscará una expresión facial para afirmar lo que está diciendo. Es necesario tener a esa persona de su parte para que asienta positivamente con su cabeza un “sí».
Si conoce bien al CEO, entonces debe conocer sus señales no verbales que indican cosas como «profundice en ese punto» o «acelere». Si no es así, busque personas que les informen e interactúen regularmente con el ejecutivo.
No piense la reunión informativa en términos binarios de éxito y fracaso. Ingrese a la reunión con su planteamiento, pero también con planes de contingencia para escenarios de éxito y fracaso. Si la conversación tiende a ser negativa, debe entonces ofrecer una versión reducida de su propuesta.
Una vez que esté en la sala de reuniones, lea la sala, no sus notas, debe leer las señales y el lenguaje corporal. Debe conocer muy bien su material para que no esté buscando a tientas sus notas; la energía mental debe enfocarse en leer la sala, buscar aperturas y estar atento a los problemas que pudiesen salir.
Practique el arte de permanecer en silencio, una vez que ha planteado su idea, la discusión habrá despegado y ahora debe ser extremadamente estratégico sobre si intervenir y cuándo hacerlo. El CEO estará seguramente involucrando a otros en la sala, al hablar en el momento equivocado, corre el riesgo de descarrilar la línea de pensamiento o molestar a su jefe. A menudo, no hablar en el momento equivocado es tan importante como decir lo correcto en el momento correcto.
No importa qué tan bien se prepare, habrá circunstancias fuera de tu control, desde una crisis no relacionada hasta el nivel de estrés del jefe ese día, que afectarán la presentación.
Si bien no puede garantizar el éxito, concentrarse en la dinámica interpersonal con anticipación y mejorar su conocimiento de la situación una vez en la sala lo hará más efectivo.
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Pasé casi 40 años desarrollando mi carrera profesional, durante ese tiempo elaboré estrategias para mi próximo movimiento, adquirí experiencias, creé valor agregado, busqué oportunidades de negocio, y ciertamente apagué los incendios que surgieron en ese andar industrial.
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